Evenement organiseren

In de gemeente Papendrecht worden ieder jaar evenementen georganiseerd. Iedereen, inwoner of organisatie, kan een evenement organiseren. Een evenement is bijvoorbeeld een braderie, optocht, feest, muziekvoorstelling, maar ook een herdenkingsplechtigheid of wedstrijd op de weg zoals een wielerronde. Op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) dient u, afhankelijk van de aard van het evenement, een melding te doen of een vergunning aan te vragen.

Uitgangspunten

Jaarlijks vinden binnen Papendrecht vele evenementen plaats. Variërend van een straatfeest tot een Kerstmarkt met regionale aantrekkingskracht. Organisatie vindt soms plaats in verenigings- of stichtingsverband, soms door het bedrijfsleven en soms neemt de gemeente het initiatief. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een evenement ligt bij de organisator. De gemeente heeft hierbij een faciliterende rol. In de folder uitgangspunten voor evenementen (pdf 255kB) wordt praktisch ingegaan op de rollen die de gemeente heeft op het terrein van evenementen.

Soorten evenementen

In de APV zijn de regels voor evenementen opgenomen. De APV omschrijft een evenement als ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Denk aan een braderie, een optocht, een feest, muziekvoorstelling of een wedstrijd op de weg. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:

  • melding (O) evenementen
  • reguliere (A) evenementen
  • aandacht (B) evenementen  
  • risico (C) evenementen

Dit onderscheid wordt bepaald door het bezoekersaantal, de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op het woon- en leefklimaat en de gevolgen voor verkeer.

Vooraankondiging

Wij vragen u evenementen, zoveel mogelijk te melden via l.alderliesten@papendrecht.nl  in de maand september in het jaar voordat het evenement plaatsvindt. Alle evenementen worden op de evenementenkalender geplaatst. De kalender is bedoeld om iedereen, zowel organisatoren, hulpverleningsdiensten als omwonenden, in een vroeg stadium te informeren over de soorten evenementen die gepland worden. De kalender is een belangrijk middel om evenementen zowel qua tijd als locaties te spreiden. Bij vragen of aanmeldingen kunt u contact opnemen met de heer L. Alderliesten.

Tips over duurzaamheid

Evenementen bezorgen veel mensen plezier. Helaas brengen ze ook wel eens overlast en afval met zich mee. Organisatoren kunnen dit op verschillende, vrij eenvoudige manieren verminderen en bijdragen aan een schonere wereld. In de folder duurzame evenementen (pdf 44,1kB) hebben wij een aantal milieubewuste en kostenbesparende tips op een rij gezet voor een duurzaam evenement.

Kosten

Het organiseren van een niet-commercieel evenement is gratis. Wij verzoeken je om bij de vergunningaanvraag een korte toelichting te geven.

Voor commerciële evenementen worden leges in rekening gebracht:

  • € 206,00 voor het organiseren van een grootschalig evenement of een evenement met verhoogd risicoprofiel;
  • € 120,90 voor het organiseren van een braderie, een optocht, niet zijnde een betoging, op de weg, een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg of een snuffelmarkt
  • € 60,70 voor het organiseren van overige (kleine) evenementen.
  • € 26,42 voor een ontheffing voor het schenken van drank
  • voor het plaatsen van kramen, tenten, podia en voor het uitstallen van koopwaar ter gelegenheid van (openbare) activiteiten bedragen de kosten in het jaar 2019 per m2 per dag € 1,10 met een maximum van € 689,45
Melden

Voor een klein evenement, bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue heb je in sommige gevallen geen vergunning nodig. Een melding is gratis en dien je digitaal in via de onderstaande link.

Wanneer het evenement voldoet aan onderstaande voorwaarden, dan hoef je alleen een melding te doen:

  • Het evenement vindt plaats in de open lucht
  • Het aantal aanwezigen op enig moment bedraagt niet meer dan 150 personen
  • Er wordt geen muziek ten gehore gebracht voor 09.00 uur en na 23.00 uur
  • Het evenement vormt geen belemmering voor een goede doorstroming van het verkeer en/of de hulpdiensten en veroorzaakt geen parkeeroverlast.
  • Er worden kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25 m² per object.
  • Er is een organisator aanwezig die geldt als aanspreekpunt voor toezichthouders en personeel van hulpdiensten.
  • Er vindt in de nabijheid geen ander evenement plaats.
  • Het evenement vindt niet plaats op zondag voor 13.00.
  • U doet uiterlijk 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding.
Aanvraag vergunning evenement A, B of C

De regels op het gebied van openbare orde en veiligheid worden steeds strenger. Daarom stellen wij aan bepaalde evenementen eisen en is de organisator er verantwoordelijk voor om aan die eisen en voorwaarden te voldoen. De gemeente Papendrecht onderscheidt vier categorieën evenementen. Voor zeer kleinschalige evenementen is geen vergunning nodig. En dan zijn er nog drie categorieën evenementen waarvoor wel een vergunning nodig is: A-, B- en C-evenementen. We kijken daarbij vooral naar de impact: hoeveel risico is er, wat is de invloed op de omgeving en eventueel op het verkeer? Bij het invullen van de aanvraag kan je zien welke informatie er aangeleverd moet worden. Niet alle gegevens die aangeleverd moeten worden zijn voor jouw evenement van toepassing. Het aanvraagformulier inclusief situatietekening dient altijd aangeleverd te worden. Het kan voorkomen dat voor jouw evenement een draaiboek nodig is. Hiervoor is een format draaiboek beschikbaar. Ben je er niet zeker van welke documenten je moet aanleveren? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 14 078.

Digitaal aanvragen 

Digitaal aanvraagformulier evenementen

Schriftelijke aanvraag

Vereisten voor de situatietekening

Situatietekeningen bieden een goede ondersteuning om het evenement succesvol te laten verlopen. Aan de hand van de tekening overzien u en andere partijen de hele situatie. Op een situatietekening dient u alle te plaatsen objecten op schaal ( 1:200 of 1:500) in te tekenen.
Hieronder vindt u een document waarin is weergegeven wat er in situatietekeningen en plattegronden opgenomen dient te worden.

Afhandelen

Voor uw aanvraag dient u rekening te houden met een minimale indientermijn. De indientermijn is gekoppeld aan de behandeltermijn. Hieronder zijn de behandeltermijnen zichtbaar gemaakt.

  • De behandeltermijn voor een melding (0-evenement) is 10 werkdagen.
  • De behandeltermijn voor een A-evenement (regulier) is 9 weken.
  • De behandeltermijn voor een B-evenement (aandacht) is 12 weken.
  • De behandeltermijn voor een C-evenement (risico) is 12 weken.
Gratis ondersteuning

Bij het organiseren van evenementen kan de gemeente met de volgende zaken helpen:

  • Leveren dranghekken
  • Leveren afvalbakken
  • Een plattegrond op schaal
  • In sommige gevallen (verkeers)borden
  • Hulp bij de aanvraag
  • Een overleg op het gemeentehuis met diverse partijen zoals de politie, brandweer of een verkeersdeskundige
Verkeersregelaars aanmelden

Via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl kan je verkeersregelaars aanmelden voor jouw evenement. Je hebt vooraf geen toestemming nodig van de gemeente. Nadat het evenement is aangemeld wordt het evenement door de gemeente goedgekeurd.

Promotie

Promotie kan op de volgende manieren:

  • Evenementenkalender op www.papendrecht.nl. Ga op de homepage naar Kalender en klik op 'Evenement aanmelden'. Vul de gegevens in en wij zorgen ervoor dat jouw activiteit gepubliceerd wordt.
  • Gratis jouw evenement op de website van Papendrecht Verrast of op de led-schermen aan de Burgemeester Keijzerweg? Neem dan contact op met Papendrecht Verrast via het e-mailadres: info@papendrechtverrast.nl of bezoek de website www.papendrechtverrast.nl.
  • Website Puur Papendrecht: log in of maak een account aan op www.puurpapendrecht.nl. Nu kun je een pagina maken over je evenement, foto's en filmpjes plaatsen, maar ook bijvoorbeeld vrijwilligers werven.
  • Facebook en Instagram: van alle social media zitten de meeste mensen op Facebook en (vooral jongeren) op Instagram. Plaats je activiteit op Facebook, liefst met een filmpje of foto erbij en vraag mensen of ze je bericht willen delen! Je kunt op Facebook ook een evenement aanmaken en vrienden daarvoor uitnodigen. Verder kun je voor heel weinig geld (begint al bij 5 euro) een bericht op Facebook 'promoten'. Daarbij kies je zelf de doelgroep en de periode waarbinnen je wil adverteren. Facebook stelt veel prijs op filmpjes, het liefst live uitgezonden en liever niet via Youtube. Als je live uitzendt helpt Facebook je om 'viewers' te bereiken en te laten reageren. Dus een filmpje van de voorbereidingen van je activiteit of de mensen met wie je bezig bent, is een leuke promotie voor het evenement zelf.
  • Heb je een Twitteraccount? Kondig dan ook je activiteit aan op Twitter met een link naar de website of Facebookpagina voor meer informatie.
  • Je kunt ook een lokale krant (Papendrechts Nieuwsblad, Klaroen, Dordt Centraal) of website (b.v. www.papendrecht.net) benaderen met de vraag of je een interview mag geven. Of de voorzitter of een enthousiaste deelnemer. Sommige kranten hebben ook de mogelijkheid om zelf nieuwsberichten via de website te plaatsen.