Zakendoen met de gemeente

Informatie voor lokale ondernemers die graag zaken willen doen met de eigen gemeente.

Wilt u, als lokale ondernemer, zaken doen met de gemeente?

Dan gelden hiervoor veelal aanbestedingsregels, zowel voor de gemeente als voor ondernemers. Deze regels zijn onder andere vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, Algemeen Reglement Werken 2016 en die Gids Proportionaliteit. Hiermee moet de gemeente rekening houden wanneer zij inkoopt.

Maandelijkse inkoopkalender

Iedere maand wordt de inkoopkalender ververst en verspreid op LinkedIn:

inkoopkalender

Opdrachten zonder aanbesteding (< € 25.000)

Kleine opdrachten waarvan de totale waarde circa 25.000 euro is mogen zonder aanbesteding worden uitgezet bij één leverancier. Enkele voorbeelden van kleine opdrachten, die vaak door de gemeente aan lokale ondernemers worden gegeven, zijn:

  • Het laten ontwerpen van flyers;
  • Inhuren van sprekers;
  • De organisatie van grote en kleine evenementen;
  • Fotografie opdrachten;
  • Social media marketing opdrachten.
  • Grotere of terugkerende opdrachten met een hogere waarde (ook op bovengenoemde gebieden) moeten aanbesteed worden.

Op alle inkopen van gemeente Papendrecht is het Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 2020 van toepassing.

Aanbestedingsprocedure in het kort

Hieronder wordt in vogelvlucht toegelicht hoe een aanbesteding er uit kan zien.

Voortraject
Aanbestedingen vergen van de gemeente en van geïnteresseerde bedrijven een zorgvuldige voorbereiding. Voor de start van een succesvolle aanbesteding heeft de gemeente een aanbestedingsstrategie bepaald. Er dient voldoende budget beschikbaar te zijn voor aanschaf van het gevraagde. De gemeente stelt een offerteaanvraag op: de aanbestedingsstukken.

Meedoen aan een  aanbesteding
De aanbestedingen worden door de gemeente gepubliceerd op www.tenderned.nl. U kunt zich als ondernemer via de website van Tenderned laten informeren over de voor u interessante aanbestedingen middels een signaleringfunctie. In het  geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding ontvangen alleen de door de gemeente uitgenodigde leveranciers de stukken.

Stellen van vragen
In een aanbestedingsprocedure is altijd een vragenronde ingebouwd. Hoe zorgvuldig de stukken ook opgesteld zijn, er kunnen toch onduidelijkheden in zitten. Als ondernemer is het verstandig hier altijd gebruik van te maken: later in het proces heeft u die kans niet meer. Via een Nota van Inlichtingen ontvangt u vervolgens een totaaloverzicht van alle gestelde vragen en de daarop geformuleerde antwoorden.

Indienen en beoordeling van uw offerte
Het indienen van uw offerte (inschrijving) en de beoordeling hiervan gebeurt volgens een vooraf vastgestelde methode, zoals omschreven in de aanbestedingsstukken. Zorg ervoor dat u niet van afwijkt van de gestelde eisen (zoals maximaal aantal pagina's) om mogelijke uitsluiting te voorkomen. De gemeente heeft namelijk de plicht om iedereen gelijk te behandelen.

Mededeling gunning en opdrachtverlening
Na de beoordeling ontvangen alle partijen de gunningsbeslissing, waarin ze hun eigen beoordeling toegelicht krijgen. De winnaar zal een voornemen tot gunning ontvangen en de overige partijen een onderbouwde afwijzing. Met het verzenden van deze beslissing gaat ook de wettelijk verplichte bezwaartermijn in, een zogenaamde standstill termijn. In die periode kunnen partijen die zijn afgewezen bezwaar aantekenen en eventueel juridische stappen zetten. Zodra deze termijn voorbij is – en er geen bezwaren zijn – kan de gemeente overgaan tot opdrachtverlening.

Contractafspraken
Afhankelijk van de aard van de opdracht volgt een opdrachtbrief, een bestelling of een contract dat wederzijds ondertekent dient te worden. In het contract staat beschreven welk product of welke dienst onder welke voorwaarden geleverd wordt. In het contract zijn de afspraken helder geformuleerd en de onderwerpen duidelijk verdeeld. Ook wordt ingegaan op de mogelijkheid dat de samenwerking mislukt en partijen tegenover elkaar komen te staan. Hiertoe worden allerlei clausules en ontbindende voorwaarden opgenomen. Deze zijn echter nooit een garantie voor een geslaagde samenwerking en een goed resultaat. Daarvoor is een gedegen voorbereiding en een wederzijds vertrouwen nodig.

De uitvoering: realisatie en acceptatie
Uiteindelijk wordt beoordeeld of de levering, dienst of werk conform contract is uitgevoerd. De criteria hiervoor zijn reeds in de aanbestedingsstukken opgenomen en de wijze waarop gecontroleerd wordt, is van te voren afgesproken. Bij eenmalige opdrachten loopt de samenwerking na afronding automatisch ten einde. Bij terugkerende opdrachten is de kans groot dat er eerst verleningsopties zijn opgenomen in het contract, alvorens er opnieuw aanbesteed dient te worden.

Gezamenlijke inkoopdoelen van de Drechtsteden

Onderdeel van het Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden zijn 5 gezamenlijke inkoopdoelen:

  • versterken lokale economie
  • bevorderen sociaal klimaat
  • bijdragen aan duurzaamheidsambities
  • verbeteren bereikbaarheid en verminderen overlast
  • zekerstellen continuïteit van bedrijfsvoering

Bij elke aanbesteding houdt de gemeente rekening met één of meer van bovenstaande doelen. De invulling daarvan is per aanbesteding maatwerk.